U firemní akce nejdřív domluvte, kdo má fotky vidět a co mohou účastníci fotografovat. Potom nastavte galerii události, vyzkoušejte nahrávání účastníků a vysvětlete pravidla sdílení vedle odkazu pro vstup.
Týmová oslava, výjezdní setkání a veřejná konference mají různá očekávání. Toto je praktický organizační seznam; konečné volby přizpůsobte požadavkům své organizace.
Určete účel galerie a její publikum
Řekněte, zda galerie slouží jako vzpomínka účastníkům, interní ohlédnutí nebo podklad pro pozdější posouzení při komunikaci. Nevytvářejte dojem, že nahrání do interní události automaticky povoluje veřejné marketingové použití.
Požádejte účastníky, aby nefotografovali důvěrné obrazovky, dokumenty, jmenovky a lidi, kteří si focení nepřejí. Svolení potřebná pro zamýšlené pozdější použití řešte postupem své organizace.
Vědomě zvolte přístup a viditelnost
Eventringo podporuje přístup hostů se zobrazovaným jménem i možnost vyžadovat přihlášení. Povinné přihlášení je volba přístupu; nepředstavujte ho jako firemní správu identity nebo omezení na doménu, které produkt neslibuje.
Vstup do události sdílejte vhodnými kanály pro účastníky. Kdokoli získá odkaz nebo kód, se může podle nastavených pravidel pokusit připojit, proto soukromý vstup pro tým nedávejte do veřejného příspěvku.
Domluvte, kdo fotky kontroluje
Pokud mají fotky před společným zobrazením projít kontrolou, zapněte schvalování. Vyberte zdroje galerie a případné živé obrazovky a určete člověka, který bude během akce schvalovat.
Vyzkoušejte, co účastníci uvidí při čekání na schválení a po něm. Galerie a obrazovka viditelná veřejnosti mohou mít různé publikum; zkontrolujte obě nastavení a nepředpokládejte, že jsou stejná.
Zařaďte vstup do vhodné části programu
Cedulka v prostoru pro přestávky nebo statický snímek mezi bloky může představit sdílení fotek bez zdržování registrace. Přidejte krátký návod a náhradní kód události nebo odkaz.
Zkuste: „Sdílejte okamžik z dnešní akce. Naskenujte kód, připojte se a přidejte fotku. Prosíme, nezachycujte důvěrné informace ani lidi, kteří si focení nepřejí.“ Podle nastavení uveďte také skutečný požadavek na přihlášení.
Celý postup nahrávání otestujte na připojení v místě konání. Vstup i nahrávání potřebují internet; účastníkům, kteří nemohli přispět na místě, pošlete odkaz po akci.
Ověřte kapacitu, typy souborů a dobu uložení
Balíček vyberte podle očekávaného počtu účastníků a potřebného úložiště. Eventringo nyní přijímá fotky, takže pro videa potřebná komunikačnímu týmu naplánujte jiný postup.
Zkontrolujte dobu přístupu a dostupnosti úložiště události a schválené fotky exportujte před jejím koncem. V organizaci domluvte, kde se exportovaná sbírka uloží a kdo k ní bude mít přístup.
- Zapsaný účel a okruh publika
- Vysvětlené hranice fotografování
- Nastavený přístup a schvalování
- Určený člověk pro kontrolu
- Samostatně otestovaná galerie a živá obrazovka
- Naplánovaný export a interní uložení
Vyzkoušejte plán v praxi
Projděte si vhodný postup v Eventringu a před odesláním pozvánek vyzkoušejte vstup a nahrávání z telefonu hosta.